Четыре задачи по внедрению системы контроля расходования денежных средств. Подсистема "электронные заявки" на расходование денежных средств Заявка на расходование средств 1с упп

Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде - создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств.

Конфигурация содержит средства автоматизированного управления денежными средствами предприятия, которые выполняет две основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.

Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.

Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - подсистеме бюджетирования и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия.

В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.

Документ «Заявка на расходование средств» предназначен для фиксации решения о совершении наличного или безналичного платежа (группы платежей) или перемещения денежных средств. Реквизиты документа и порядок их использования в основном аналогичны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги и «Автоматическое размещение» .

Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» .

Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать. При установленных флагах «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» можно вручную указать вариант размещения для части суммы заявки. Тогда при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматическое размещение только по оставшейся сумме.

При установленном виде операции «Оплата поставщику» или «Возврат денежных средств покупателю» производится изменение оперативных расчетов с контрагентами.

На основании документа «Заявка на расходование средств» могут быть введены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов предусмотрен реквизит «Заявка» , который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении платежных документов с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке.

Существует возможность при настройке дополнительных прав запретить пользователю проводить платежные документы без указания заявки на расходование средств.

Документ «Заявка на расходование средств» может также служить связующим звеном между подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке предусмотрен блок реквизитов, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По указанным реквизитам, при проведении заявки контролируется соответствие общей суммы утвержденных к расходованию средств установленным ранее ограничивающим значениям

Особенности работы с заявками при использовании механизма согласования заявок

Механизм согласования заявок применяется опционально: для списка организаций.

При использовании механизма согласования заявок возникают следующие особенности:

Если в заявке не указана организация, эта заявка не участвует в согласовании




Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками в зависимости от указанного в заявке Подразделения.




Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основании нельзя оформить платежный документ




Если заявка начала проходить по маршруту согласования, изменить заявку может



• 
  

  Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка

  
  

  Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
  Другие пользователи изменить заявку не могут.




Если заявка находится в состоянии "Утвержден", она недоступна для изменения




Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется




Текущее состояние заявок - в списке заявок



• 
  

  состояние отображается в отдельной колонке

  
  

  используется группировка по состоянию заявки

  
  

  заявки выделяются цветом фона

  
  
  
  
  • 
    

    отклоненные - розовым

"Миллионное дело приходится начинать при ощутимой нехватке денежных знаков".

И. Ильф и Е. Петров

Операционное планирование движения денежных средств или как построить систему контроля расходования денежных средств

Введение

Данная статья посвящена операционному планированию движения денежных средств (далее по тексту «ДС»), и будут раскрыты следующие аспекты этой деятельности:

1. роль операционного планирования ДС в жизни компании;
2. подсистема операционного планирования ДС в типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 (релиз 1.3.32.1)» (далее по тексту УПП);
3. особенности и ошибки типовой подсистемы УПП;
4. практический опыт внедрения подсистемы операционного планирования ДС;
5. возможные варианты доработок, исправления ошибок типовой подсистемы УПП.

1 Роль операционного планирования ДС в жизни компании

Мечта любого CFO (Chief Financial Officer - финансовый директор) - отсутствие «кассовых разрывов» (кассовый разрыв - недостаток денежных средств для исполнения текущих обязательств компании в определенный момент времени) в его компании, и эта мечта стала еще более навязчивой в период кризиса. Деньги - движущая сила компании, и их отсутствие, даже на короткий период, может привести к «тяжелым болезням» или даже «гибели» компании. Причиной «кассовых разрывов» является несовпадение сроков поступления денежных средств и их расходования, что может быть вызвано рядом объективных причин, например: сезонными особенностями сферы деятельности компании. В качестве примера можно привести сельскохозяйственные (растениеводческие) компании, которые несут основные затраты зимой и весной, а основную долю выручки получают осенью. При возникновении «кассового разрыва» компании приходится прибегать к различным мерам по их устранению, например: привлечение банковских кредитов, займов, срочная продажа ликвидных активов и т.д. Несмотря на принятые меры, указанная ситуация так или иначе пагубно отразится на благосостоянии компании. Таким образом, разработка системы планирования, исполнения и контроля движения денежных средств является одной из главных задач финансового директора компании.

2 Подсистема операционного планирования ДС в типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3» (далее по тексту УПП)

В УПП имеется ряд документов и отчетов, которые позволяют вводить планы поступления и расходования денежных средств, и на основе этих данных строить платежный календарь. Рассмотрим эти объекты конфигураций подробнее:

1. Документ «Планируемое поступление денежных средств »: этим документом отражается плановое поступление ДС. В документе указывается конкретный контрагент, договор, статья движения денежных средств и т.д. В документе есть специальный признак «Включать в платежный календарь», если его не установить, то данные не будут попадать в регистр «Расчеты с контрагентами» и, как следствие, в отчет «Платежный календарь» и другие отчеты.

Особенность 1: Если после проведения этого документа посмотреть отчет «Ведомость по расчетам с контрагентами», то в нем увидим приход на сумму документа, что и должно получиться в результате. И в этом случае важно при вводе документа оплаты (п/п или ПКО) подвязать документ планирования поступления ДС, иначе мы увидим задвоение сумм прихода в отчете. Также в случае отсутствия связи документов в платежном календаре будут представлены неверные данные. Ошибиться легко, например, если указать в документе планирования форму оплаты «Наличные», а оплату провести безналичными, то в этом случае не возможно будет указать связь документов и, как следствие, возникнет задвоение. Даже если вами будет использовать механизм «Ввести на основании» для отражения факта оплаты, и в структуре подчиненности будет видна связь двух документов, это не означает, что по регистрам все пройдет правильно.

1. Документ «Заявка на расходование ДС »: этот документ необходим для отражения плановых расход ДС. В то же время данным документом можно зарезервировать ДС под конкретную оплату. В документе указывается конкретный контрагент, договор, статья движения денежных средств и т.д. В документе есть специальный признак «Включать в платежный календарь», если его не устанавливать, то данные не будут попадать в регистр «Расчеты с контрагентами» и, как следствие, в отчет «Платежный календарь» и другие отчеты. Так же в данном документе есть специальная закладка «Бюджетирование», на которой указывается сценарий планирования и статья оборотов бюджета, для проведения контроля соответствия введенного ранее бюджета и планируемого платежа.

Особенность 2: Если заявка не утверждена, то она все равно попадает в отчет «Платежный календарь» при установленном флаге «Включать в платежный календарь». Дискуссию на тему «Оправдано это или нет» оставим за рамками статьи. При вводе оплаты легко допустить ошибки, описанные в разделе «Особенность 1».

1. Документ «Закрытие планируемых поступлений »: указанный документ предназначен для закрытия документов «Планируемое поступление ДС», т.е. планируемая сумма (часть суммы) поступления ДС «удаляется».

Особенность 3: К сожалению, в данном документе нет возможности вручную скорректировать закрываемую сумму, т.е. программа смотрит остаток по данному плану и весь остаток закрывает, что не всегда удобно. Например, если мы скорректировали план по реализации частично, то и план по поступлению ДС должен измениться. В таком случае придется вносить изменения в документ «Планируемое поступление ДС», однако корректировки «задним числом», как известно, до добра не доводят. К тому же, если корректировку планируемого поступления ДС вводить документом «Закрытие планируемых поступлений», тогда появится возможность проследить историю изменений планов.

1. Документ «Закрытие заявок на расходование средств » предназначен для закрытия документов «Заявка на расход ДС», т.е. планируема сумма (часть суммы) расходования ДС «удаляется».

Особенность 4: аналогичные нюансы описаны в «Особенность 3».

1. Отчет «Платежный календарь »: данный отчет показывает предстоящие расходы ДС и поступления, что позволяет увидеть «кассовые разрывы».

Особенность 4 : В типовой справке к отчету написано: «Отчет предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени ». Если кто-то подумал, что речь здесь идет об остатках ДС на расчетных счетах, то глубоко ошибается. Речь здесь идет об остатках по заявкам/планируемым поступлениям (далее мы рассмотрим этот пример).

1. Отчет «Анализ доступности ДС »: этот отчет показывает остаток ДС в компании, зарезервированные по заявкам ДС, а так же ДС на списание и получение.
2. Отчет «Заявки на расходование средств ». Если верить справке УПП, то этот отчет называется «Неоплаченные входящие платежи» и «предназначен для получения информации по входящим платежам, которые зарегистрированы в системе, но по которым не выполнено ни одно из необходимых действий: отражение в оперативном учете или фактическое движение денежных средств (оплата)». J Забавно! За «настоящей» справкой идем в конфигуратор и видим описание: «предназначен для анализа исполнения заявок на расходование средств за определенный период времени. В колонке «Приход» отображаются суммы по оформленным заявкам, в колонке «Расход» - исполнение заявок за период (оформление на основании заявок платежных документов или их закрытие). Остатки на начало и конец периода показывают неисполненные суммы по заявкам.»
3. Отчет «Планируемые поступления ДС ». Если поверить справке, то это все тот же отчет «Неоплаченные входящие платежи» J . В конфигураторе: «предназначен для анализа исполнения планов по поступлению денежных средств, оформленных соответствующими документами за определенный период времени. В колонке «Приход» отображаются суммы запланированных поступлений, в колонке «Расход» - исполнение планов по поступлению денежных средств за определенный период (оформление входящих платежных документов на основании документов планирования поступления денежных средств).»
4. Регистр сведений « Настройки согласования заявок на расходование ДС »: регистр предназначен для «включения» использования механизма согласования заявок по конкретной организации и периоду.
5. Справочник «Маршруты согласования заявок »: в данном справочнике прописываются маршруты согласования заявок на расходование ДС.
6. Регистр сведений «Настройки маршрутов согласования заявок » прописывает маршрут согласования заявки, причем в типовом функционале он зависит лишь от подразделения (ЦФО - центра финансовой ответственности) заявки.
7. Обработка «Согласование заявок» : в этой обработке происходит согласование заявок.
8. Дополнительное право «Разрешить проведение платежа без заявки » позволяет проведение платежа без утвержденной заявки.

Особенность 5: Ограничение права не срабатывает (легко обходится) в случае если:

А) платежный документ проводится не оперативно;

Б) в РКО не установлен признак «Отразить в опер.учет»;

В) платежный ордер и РКО с видом операции «Выплата заработной платы». Это ошибка УПП: в коде идет проверка по неверной табличной части документа.

1. Дополнительное право «Разрешить превышение контролируемых значений по бюджетам » - позволяет провести заявку на расходование средств, в случае превышения сумм по заявкам, над запланированной суммой по контролируемой статье бюджета.

3 Особенности и ошибки типовой подсистемы УПП

Особенности и ошибки типовой подсистемы рассмотрим на конкретном примере.

Первоначальные данные (условия задачи):

А) вводим новую организацию «ТРГ» в демобазу УПП;

Б) вводим начальные остатки ДС (на 01.11.2012 года ): 1 млн.раб. на расчетном счете и 50 тыс.руб. в кассе;

В) заводим новых пользователей «Менеджер по закупкам» (не устанавливаем дополнительное право «Разрешить проведение платежа без заявки» ) и «Менеджер по продажам».

1. Менеджер по продажам планирует в текущем месяце продать «товар 1» (оплата планируется по безналичному расчету) на сумму 600 000 рублей и вводит документ «Планируемое поступление ДС».

Важно: если не устанавливать признак «Включать в платежный календарь», то планируемое поступление ДС не будет попадать в отчет «Платежный календарь», «Ведомость по расчетам с контрагентами». В нашем примере мы её установим.

Посмотрим в отчет «Платежный календарь»:

Обратите внимание на данные, которые покажет отчет, если период установить с 01.11.12 (с момента ввода остатков):

Важно эту особенность помнить!

Также обратите внимание на то, что отчет не показывает (это ошибка отчета) остатки по наличным в отдельном разрезе:

1. Как и было запланировано, продажа состоялась, но покупатель первую поставку оплатил по безналу , а вторую поставку оплатил наличными . Вводим документы реализации на сумму 400 000 и 200 000 рублей, далее через механизм «Ввести на основании» введем п/п на сумму 400 000 и ПКО на сумму 200 000 рублей. Давайте проанализируем отчеты:
   1. Отчет «Платежный календарь» сформируем с 02.11.2012 по 31.12.2012, получаем следующий результат:

Осталась запланированная сумма в 200 000, хотя оплата прошла. Это произошло из-за того, что мы планировали всю оплату по безналичному расчету, а 200 тыс. получили наличными и, соответственно, заявку не смогли «подтянуть» к кассовому документу, при этом «не помогло» даже то, что все документы мы вводили используя механизм «ввести на основании», и в структуре подчинённости мы видим цепочку:

Удалим ПКО и сделаем п/п на 200 тыс., однако не установим признак «Оплачено». Таким образом, мы увидим следующую картину в платежном календаре:

1. Запланируем расход ДС на сумму 500 000 для оплаты поставщикам. Введем заявку на расходование ДС:

Платежный календарь будет выглядеть следующим образом:

Обратите внимание, что расход запланирован на 09.12.12, хотя дата заявки 08.12.12, это правильно, т.к. в поле «дата расхода» мы указали 09 число.

1. Утвердим заявку. Утверждение происходит из обработки «Согласование заявок», также механизм согласования доступен через Web интерфейс. В обработке согласования есть очень удобная и полезная функция настройки отчетов:

Предварительно отчет разрабатывается и сохраняется в разделе «Произвольные отчеты» (Сервис->Произвольные отчеты»), далее он используется для вывода нужной информации при согласовании заявок. Используя этот функционал, можно настроить отображение остатков на расчетных счетах с учетом оплаты утверждаемых заявок, также можно показать соответствие заявки бюджету и т.д. Возможность согласования через Web интерфейс позволяет руководителю, находясь не на рабочем месте, контролировать платежи.

1. Теперь на основании утвержденной заявки введем оплату платежным поручением исходящим, также попробуем обойти механизм запрета оплаты более чем на сумму утвержденной заявки:

Как видно, при оперативном проведении платежного поручения выходит сообщение о превышении допустимого остатка по заявке, но при неоперативном проведении контроль не срабатывает, и менеджеру по закупкам удается оплатить поставщику больше, чем утвердил руководитель:

Из-за этой ошибки, как и в отчете «Платежный календарь», появляются «чудеса»:

Также не происходит контроль в РКО при снятом флаге «Отразить в опер.учет».

Не происходит контроль также и в Платежном поручении, в и РКО с видом операции «Выплата заработной платы», что является ошибкой типовой УПП.

4 Практический опыт внедрения подсистемы операционного планирования движения ДС

Теперь рассмотрим практический опыт внедрения данной подсистемы в крупном агрохолдинге (назовем его «Агро»), при этом уделим внимание лишь расходной части операционного планирования, т.к. она самая интересная и животрепещущая, ведь на расходы мы повлиять можем, а вот на доходы повлиять не так-то просто.

Внедрение подсистемы операционного планирования движения ДС в «Агро» началось вместе с комплексной автоматизацией учета на базе УПП 1.3. Ранее в холдинге велся учет в 8 различных конфигурациях (более 5 удаленных офисов в 4 областях нашей страны), а операционное планирование движения ДС велось в Excel. В конце месяца дочерние компании отправляли в управляющую компанию (далее по тексту УК) как планы по расходованию ДС, так и планы по поступлению ДС. Сотрудники казначейства УК сверяли присланные планы с бюджетом, далее отправляли на согласование руководителям по направлениям, руководители по направлениям корректировали и согласовывали планы движения ДС. Затем казначейство УК консолидировало планы, поступившие от руководителей по направлениям, и отправляло итоговый план генеральному директору на утверждение. Утвержденный план рассылался обратно в дочерние компании, и в течение месяца сотрудники казначейства УК сверяли движение ДС с утвержденным планом, т.е. контролировали его исполнение.

В ходе подготовки системы к запуску в промышленную эксплуатацию был проведен анализ и построение модели «как есть» бизнес-процесса «Операционное планирование движения ДС». После реинжиниринга бизнес-процесса и построения модели «как надо», был разработан новый регламент бизнес-процесс «Операционное планирование движения ДС». В демонстрационной базе УПП были сделаны необходимые доработки и разработан контрольный пример. Контрольный пример был опробован всеми участниками бизнес-процесса, были выявлены недостатки и озвучены дополнительные пожелания по доработке функционала УПП. После устранения ошибок и внесения необходимых корректировок, новый регламент бизнес-процесса «Операционное планирование движения ДС» был утверждён и доведен приказом генерального директора до сотрудников холдинга. На схеме ниже, приведу пример прохождения заявки на расходование ДС после введения нового регламента:

Результат, полученный от внедрения данной подсистемы:

1. усилен контроль расходования ДС в компаниях холдинга;
2. увеличилась скорость подготовки планов движения ДС;
3. исполнение плана движения ДС стало более «прозрачным»;
4. «кассовых разрывов» удалось избежать.

Хочется отметить, что после внедрения УПП в компаниях холдинга (более 120 пользователей работают в on-line режиме используя Web клиента или удаленное подключение через RemoteAPP) и подсистемы операционного планирования ДС в частности, тема: «согласована заявка на расходование ДС или нет?» стала одной из самых животрепещущих в компании. На поверхность «вылезли» факты того, что иной раз в компаниях холдинга проводили оплаты поставщикам, не взирая на запрет со стороны УК и несоответствия расхода, утвержденному бюджету. Естественно что, получив такой мощный инструмент контроля, как единую ERP систему, это незамедлительно дало положительный результат.

5 Осуществленные доработки в ходе внедрения подсистемы

В этом параграфе опишу лишь малую часть доработок, осуществленных в ходе внедрения подсистемы в холдинге.

1. Устранены ошибки типовой конфигурации УПП 1.3..
2. Суммы, по заявкам на расходование ДС и планам поступления ДС, стали поступать в платёжный календарь только после утверждения.
3. Изменилась схема выбора маршрута согласования заявки на расходование ДС. Маршрут согласования заявки стал зависеть от:
   1. статьи ДС;
   2. суммы заявки.
   3. Только утвержденные платежные поручения можно выгрузить в клиент-банк. В типовой УПП выгружаются также и неутвержденные п/п.
   4. Устранены возможности обхода запрета проведения платежа без заявки.
   5. Осуществлено хранение истории согласования заявок. В любой момент пользователь может посмотреть, у кого находится заявка на согласовании и кто (когда) согласовал заявку.
   6. Разработан механизм «переписки» по заявкам, используемый при прохождении заявки по маршруту согласования.
   7. Доработана обработка согласования заявок. Запрос, используемый в динамическом списке, был неоптимальным, в результате чего, при большом объеме заявок, в момент согласования обработка зависала на 2-3 минуты. Переписка с разработчиками по поводу данной ошибки результатов не давала, поэтому ошибка была исправлена самостоятельно.
   8. Разработана обработка по включению заявки в платежный календарь, т.е. после того, как заявка была утверждена, дополнительно определялся порядок проведения платежей, другими словами, определялся порядок включения заявки в платежный календарь
   9. Разработан пакет отчетов (Платежный календарь, Cash Flow, состояние согласования заявок и т.д.), используемый в холдинге.

В приложении к данной статье есть СКД отчет для обработки согласования заявок.

6 Вывод

Если вы хотите избавиться от «кассовых разрывов», то планирование денежных потоков должно быть непрерывным процессом. Чем больше предприятие, чем сложнее его структура, чем больше видов деятельности, тем сложнее управлять потоками денежных средств. Поэтому единая ERP система - это мощный инструмент в планировании и контроле движения денежных средств.

Бизнес-процесс «Согласование и утверждение заявок на расходование денежных средств»

В условиях стабильного финансового состояния предприятие способно полностью и в срок выполнять свои обязательства - в таком случае, у предприятия нет необходимости в оптимизации расходования денежных средств. В текущее время, в условиях финансового кризиса, механизм распределения дефицитных денежных средств по обязательствам предприятия особенно актуален.

Процесс состоит из шести последовательных этапов:

1. Представитель подразделения (менеджеры, инженеры, и т.д.) оформляет заявку на расходование денежных средств по обязательствам - авансам по договорам и погашению задолженности по расчетным документам.

2. Руководитель подразделения при помощи удобных инструментов проверяет заявки на корректность и, при необходимости, корректирует их.

3. Ответственный представитель финансовой службы (финансовый директор, заместитель финансового директора или руководитель организации) определяет, с каких расчетных счетов, кому и в каком объеме должны быть перечислены денежные средства.

4. Руководитель подразделения распределяет разрешенные к оплате суммы по конкретным заявкам (фактически по обязательствам - заказам, счетам, расчетным документам).

5. Бухгалтерия предприятия на основании утвержденных и распределенных на обязательства заявок создает исходящие платежные поручения.

6. Платежные поручения автоматически выгружаются в клиент-банк.

Оформление заявок на расходование денежных средств

Оформление операций по расходованию денежных средств с расчетных счетов всегда начинается с планирования расхода денежных средств - то есть оформления заявок на расходования всеми задействованными в процессе подразделениями предприятия.

Каждая служба предприятия оформляет заявку на расходование денежных средств в зависимости от назначения расхода (каждому назначению расхода соответствует определенный вид операции в документе «Заявка на расходование денежных средств»). В качестве назначения расхода, в случае авансовых платежей, может быть указан заказ поставщику, а в случае погашения долга - расчетный документ.

Таким образом, весь запланированный расход денежных средств по всем службам должен быть отражен в системе в виде заявок на расходование денежных средств.

Формирование заявки на расходование денежных средств осуществляется при помощи документа «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.1.

Проверка подготовленных заявок

Руководитель подразделения проверяет список оформленных подчиненными заявок на расходование денежных средств, корректирует и отправляет на утверждение в финансовую службу. Для утверждения заявки на расходование денежных средств оформляется документ «Утверждение заявок», в который подбираются неисполненные документы «Заявка на расходование денежных средств».

Рис.2.

В итоге, после проверки и корректировки руководитель подразделения подтверждает, что оформленные заявки согласованы и готовы к рассмотрению финансовой службой.

Рис.3.

Утверждение заявок финансовой службой

После того как каждая служба подготовила - оформила в системе - заявку на расходование денежных средств, финансовый директор или назначенный им ответственный принимает решение об их оплате (полной или частичной) в этот день. При этом решение может приниматься как по каждой отдельной заявке, а также и по совокупности их по определенного признаку - например, по оплате определенному контрагенту (или по определенному договору контрагента), либо согласовывается бюджет на заявки службы целиком.

Рис.4

При принятии решения о расходе денежных средств, необходимо указать с какого расчетного счета их отправить. При рассмотрении заявок финансовый директор видит остатки денежных средств по расчетным счетам (с учетом планируемых поступлений и ранее утвержденных платежей) на закладке «Остатки по счетам». Проводя документ, финансовый директор утверждает объемы средств, которые можно распределить на заявки на расходование денежных средств по службе.

Рис.5.

Распределение утвержденных платежей по заявкам на расходование денежных средств.

Руководитель подразделения при помощи документа «Распределение заявок» разносит утвержденные в целом по службе или конкретно по контрагентам суммы на подобранные им заявки на расходование денежных средств.

Рис.6

В случае если утвержденный объем по заявке меньше чем планировался, то на остаточную сумму автоматически создается заявка на расходование денежных средств, которая может быть представлена руководителем подразделения для утверждения финансовой службой в другой день.

При помощи набора аналитических отчетов, сотрудники подразделения могут анализировать планируемый, утвержденный и исполненный объем оплат и оставшихся обязательств подразделения перед контрагентами.

Оформление операций по фактическому расходу денежных средств.

После того как заявки на расходовании денежных средств прошли процесс согласования с финансовым директором, финансовый отдел бухгалтерии на основании утвержденных заявок, вводит документ «Платежное поручение исходящее». При этом в документе «Платежное поручение исходящее» все необходимые поля заполняются автоматически, бухгалтер указывает назначение платежа (для печатной формы платежки) и проводит документ «Платежное поручение исходящее» без отметки «Оплачено».

Созданные и проведенные платежные поручения из 1С импортируются в систему «Клиент-банк».

На другой день по мере поступления выписки из банка о свершенных операциях бухгалтер в каждом платежном поручении указывает пометку «Оплачено», а также вводит в систему операции по расходу денежных средств, которые банк списал с расчетного счета в безакцептном порядке - оформляет документы «Платежный ордер: списание денежных средств» и «Платежное требование полученное». В случае, если в безакцептном порядке списаны средства в пользу контрагентов, соответствующим службам необходимо подобрать тот расчетный документ контрагента, по которому произведена оплата и выполнить закрытие заявки на расходование, если она была ранее оформлена.

Сверить оформленные операции по расходу денежных средств за день с выпиской можно при помощи типовой обработки «Выписка банка». В типовой обработке «Выписка банка» специалист может проконтролировать, остаток на начало, приход, расход, остаток на конец дня по каждому банковскому счёту организации в разрезе документов. Если из распечатки видно, что документ был оплачен частично, то пользователь может прямо из обработки оформить частичную оплату.

Только после проведения документов по расходу денежных средств с признаком «Оплачено» в системе производится списание денежных средств со счетов и изменяется состояние расчетов с контрагентами.

Варианты конфигураций

Решение предназначено для программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Управление торговлей 8».

Стоимость работ

Определяется индивидуально исходя из особенностей конфигурации Заказчика.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» используется для регистрации решения о совершении наличного либо безналичного платежа (группы платежей) либо перемещения денег. Параметры документа и способ их применения зачастую подобны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».

Реквизиты резервирования и размещения имеют возможность быть введены автоматом. Для этого в документе назначены флажки «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение».

Если данные флажки выставлены, то графу «Место размещения» допустимо заполнить автоматом при кликании на кнопку «Заполнить и провести».

Методику автоматизированного и ручного размещения допустимо объединять. При выставленных флажках «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение» допустимо руками определить случай размещения для части суммы заявки. В таком случае при кликании на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматизированное размещение лишь по оставшейся сумме.

При выставленном виде операции «Оплата поставщику» либо «Возврат денег потребителю» выполняется редактирование оперативных расчетов с контрагентами.

На основе документа «Заявка на расходование денежных средств» имеют возможность быть заполнены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов реализован параметр «Заявка», который заносится при заполнении на основе либо имеет возможность быть занесен руками. Во время проведения платежных документов с заданной заявкой на расходование денежных средств контролируется соотношение суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по этой заявке.

Имеется возможность при настройке добавочных прав запретить пользователю проводить платежные документы без определения заявки на расходование денежных средств.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» имеет возможность также служить связующим звеном промеж подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке реализован блок параметров, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По заданным реквизитам, во время проведения заявки контролируется соотношение обобщенной суммы утвержденных к расходованию денежных средств заданным раньше ограничивающим значениям

Также в документе имеют возможность храниться ссылки на добавочную информацию, описывающие заявку (файлы, образцы документов).

Нюансы работы с заявками при применении алгоритма согласования заявок

Алгоритм согласования заявок используется опционально: для перечня предприятий.

При применении алгоритма согласования заявок появляются такие нюансы:

* Если в заявке не задана организация, данная заявка не участвует в согласовании

* Маршрут согласования заявки задается согласно с настройками зависимо от заданного в заявке Подразделения.

* Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основе запрещено зарегистрировать платежный документ

* Если заявка начала проходить по маршруту согласования, отредактировать заявку имеет возможность
o Пользователь, на согласовании у которого в настоящий миг располагается заявка
o Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Прочие пользователи отредактировать заявку не имеют возможность.

* Если заявка располагается в состоянии "Утвержден", она недоступна для редактирования

* Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется

* Текущее состояние заявок - в перечне заявок
o состояние показывается в обособленной колонке
o применяется группировка по состоянию заявки
o заявки выделяются цветом фона

Отклоненные - розовым

Отложенные - серым

Утвержденные - зеленым
o перечень заявок с их состоянием допустимо увидеть
- в управляемом приложении в перечне заявок (раздел "Заявки на расход денег")

В обыкновенном приложении (интерфейс "Управление денежными средствами", меню "Планирование - Заявки -
Состояние согласования заявок")