В чем заключается цель внутреннего аудита смк. Аудит СМК: цели проведения и назначение. Обозначения и сокращения

После изучения данной главы студенты и выпускники вузов должны:

знать

• – специальные методы и организационные основы процесса внутреннего аудита;
• – формы рабочих документов, необходимых для планирования и осуществления процесса внутреннего аудита;
• – основные ошибки, допускаемые при планировании внутренних аудитов;
• – технику построения бесед с аудитируемым персоналом;
• – типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и методы их применения;
• – правила применения критериев аудита;

уметь

• – интерпретировать нормативные требования и терминологию по СМК;
• – применять на практике пять основных методов аудита (опрос, наблюдение, анализ, оценивание, доказательство);
• – формулировать различные типы вопросов для аудитируемых с целью получения знаний об аудитируемом объекте для последующего сравнения их с критериями аудита;
• – отличать корректирующие действия от коррекции несоответствий, выявленных при внутреннем аудите;

владеть

• – применением профессиональной терминологии;
• – навыками оформления рабочих документов по планированию и результатам внутреннего аудита;
• – навыками доказательства несоответствий;
• – навыками оценивания результативности применения корректирующих действий с целью устранения причин несоответствий.

Организация процесса внутреннего аудита

Внутренний аудит СМК является одним из ключевых процессов СМК. По мнению специалистов, если такие процессы СМК, как внутренний аудит, корректирующие и предупреждающие действия и управление со стороны высшего руководства отлажены и функционируют в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008, то и все другие процессы СМК будут не только работать, но и совершенствоваться с каждым годом.

Требования к проведению внутренних аудитов сформулированы в и. 8.2.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2008:

"Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы времени в целях установления того, что система менеджмента качества:

a) соответствует запланированным мероприятиям (п. 7.1 ГОСТ Р ИСО 9001–2008), требованиям настоящего стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией;

b) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Должна быть установлена документированная процедура для определения ответственности и требований, связанных с планированием и проведением аудитов, ведением записей и составлением отчетов о результатах.

Записи об аудитах и их результатах должны поддерживаться в рабочем состоянии (п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации (п. 8.5.2 ГОСТ Р ИСО 9001–2008).

Примечание. См. ИСО 19011 для руководства".

Приведенное требование дает вполне определенное представление о том, как должен быть организован процесс внутренних аудитов в СМК.

Аудит СМК, представляя собой аналитическую по своему характеру работу, должен осуществляться на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011–2003 "Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента". В этой работе участвуют, как правило, многие работники предприятия, в первую очередь аудиторы, проверяемый персонал, руководители разных уровней. Процедура внутреннего аудита должна быть в обязательном порядке задокументирована, записи по результатам аудитов должны поддерживаться в рабочем состоянии. Для осуществления процесса внутреннего аудита необходимо реализовать следующие функции:

• – планирование аудитов;
• – подготовку аудита;
• – документирование результатов аудита;
• – осуществление контроля над устранением несоответствий.

Кроме того, для организации результативного управления процессами аудита необходимо:

• – осуществлять подготовку и повышение квалификации внутренних аудиторов;
• – обеспечить использование результатов внутренних проверок для анализа СМК со стороны руководства;
• – осуществлять измерение и анализ самого процесса аудита;
• – совершенствовать процесс внутреннего аудита.

Главная ценность внутреннего аудита в том, что он своевременно доводит до сведения руководства организации объективную, основанную на фактах, информацию о любых отклонениях СМК от требований и направлений совершенствования деятельности организации.

В этом плане внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании и совершенствовании результативности системы. С методической точки зрения службу внутреннего аудита целесообразно создать уже на начальном этапе внедрения стандартов ИСО, когда предприятие только приступает к реализации положений стандартов, а не после завершения этих работ.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области менеджмента качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на курсах. Отношение к внутреннему аудиту со стороны руководства предприятия свидетельствует о степени его заинтересованности в успехе предприятия.

Аудиторы при осуществлении проверок СМК вступают в общение с персоналом аудитируемых подразделений. В практике такого общения им необходимо строго придерживаться тех деловых терминов и определений, имеющих отношение к аудиту, которые даны в ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Использование общепринятой терминологии исключает возможные различия в интерпретации действий и выводов аудиторов проверяющей и проверяемой сторонами. Ниже приводятся лишь те основные понятия из области аудита, которые используются в тексте последующих параграфов настоящей главы. При необходимости расширить знания в этой области следует обратиться непосредственно к текстам ГОСТ Р ИСО 19011–2003 и ГОСТ Р ИСО 9000-2008.

Итак, в дальнейшем мы будем использовать следующие термины из этих нормативных документов.

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установить степень выполнения согласованных критериев аудита.

Аудитор – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита (проверки).

Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит (проверку)

Свидетельства аудита (проверки) – записи, изложение фактов или другая информация, относящаяся к критериям аудита (проверки), которая может быть перепроверена.

Выводы (наблюдения) – результат оценки собранных свидетельств в зависимости от критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.

Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, представленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех его выводов.

План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований, которые применяются в виде ссылок. Критерии аудита используются в качестве базы для сравнения свидетельств аудита.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Несоответствие – невыполнение требований.

Соответствие – выполнение требований.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Важно различать коррекцию и корректирующие действия. В результате коррекции устраняется само выявленное несоответствие, в то время как в результате корректирующего действия устраняется причина несоответствия. После проведенной коррекции несоответствие может повторяться вновь, а после корректирующего действия повторение несоответствия исключается навсегда. Однако часто приходится встречаться с такой ситуацией, когда на момент текущий проверки наблюдений оказывается недостаточно для того, чтобы однозначно установить причину несоответствий. В таких случаях приходится ограничиваться коррекцией, а проверяемой стороне аудитор рекомендует продолжить наблюдения за тем участком работы, на котором периодически возникают невыполнения требований.

Общепринятый порядок планирования, подготовки и проведения внутренних аудитов, определяющий, кто, что, как и когда делает при аудите заключается в следующем.

• 1. Внутренние аудиты (проверки) проводятся по критериям аудита, установленным для видов деятельности подразделений и служб на основании:
  • – требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительных к нему фирменных требований, установленных в документах СМ К;
  • – целей и задач политики предприятия в области качества.
• 2. Внутренним проверкам подвергаются:
  • – область применения СМ К;
  • – полнота и точность отражения требований ГОСТ Р ИСО 9001–2008 в документах СМК;
  • – степень соответствия качества продукции требованиям заказчиков и обязательным требованиям;
  • – фактическая деятельность подразделений и служб по выполнению требований документов СМК и обеспечению результативности процессов СМК.
• 3. Проверки СМК основываются на требованиях, содержащихся в руководстве но качеству и других документах СМК, разработанных в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и иными дополнительными (внутрифирменными) требованиями.
• 4. При проведении внутренних проверок решаются следующие задачи:
  • – проверка соответствия документированных процедур СМК требованиям ГОСТ Р ИСО 9001–2008 и дополнительным (внутрифирменным) требованиям;
  • – проверка соответствия качества продукции установленным к ней техническим требованиям;
  • – проверка соответствия деятельности подразделений требованиям документов СМК;
  • – проверка выполнения планируемых корректирующих действий и оценка их результативности;
  • – оценка степени достижения целей, изложенных в политике в области качества, в том числе по качеству продукции и производственных процессов;
  • – содействие улучшению СМК;
  • – сбор информации обо всех аспектах СМК на всех уровнях и передача руководству той информации, которая показывает, где требуются корректирующие или предупреждающие действия по улучшению;
  • – проверка соблюдения требований к производственной среде, порядку на рабочем месте и требований техники безопасности.
• 5. Ответственность за содержание процедуры внутреннего аудита, организацию работ в соответствии с ее требованиями, за квалифицированное выявление несоответствий по объектам внутренних проверок несет представитель руководства по качеству (ПР по СМК).

Ответственность за выполнение отдельных работ по внутренним проверкам несут аудиторы, которые являются исполнителями этих работ.

6. Организационной основой проведения проверок (аудитов) СМК является годовая программа. В годовую программу, помимо внутренних проверок, могут включаться и предполагаемые проверки внешними органами (сертификационная или инспекционная проверки третьей стороной, проверки иными надзорными органами, в том числе заказчиком, если такие проверки имеются в практике предприятия).

Проект годовой программы внутренних проверок разрабатывается службой менеджмента качества по форме 1 (приложение 1 к параграфу 8.1).

Программу проверок утверждает ПР по СМК до начала планируемого года. После утверждения он доводит годовую программу до сведения заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Выполнение программы контролирует ПР по СМК.

• 7. На основании утвержденной программы ПР по СМК не позднее двух недель до начала проверки по каждому пункту или по совокупности пунктов программы назначает аудитора или аудиторскую группу из числа сотрудников службы менеджмента качества с привлечением, при необходимости, специалистов подразделений, являющихся пользователями результатов труда проверяемого подразделения. Аудиторов назначают из числа компетентных специалистов, прошедших специальную подготовку по аудиту. Назначенным аудиторам ПР по СМК определяет задание на проверку. При наличии особых обстоятельств, требующих принятия оперативных мер, ПР по СМК может назначить внеплановую проверку, например, в случаях:
  • – обнаружения несоответствий продукции и услуг, выявленных внутренним контролем и (или) заказчиком;
  • – подготовки СМК к сертификации или инспекционному контролю (при необходимости);
  • – необходимости дополнительной проверки, установленной руководством но результатам анализа функционирования СМК.
• 8. Получив задание на проверку, аудитор или руководитель аудиторской группы составляет план проверки, включающий, по усмотрению ПР по СМК, проверку одного или нескольких пунктов годовой программы на конкретный период времени. План разрабатывается по форме (приложение 2 к параграфу 8.1) и утверждается ПР по СМК.
• 9. При подготовке к проверке в соответствии с утвержденным планом аудитор обязан представить рабочие документы, в состав которых включаются:
  • – бланки опросных листов к аудиту по форме 3 (приложение 3 к параграфу 8.1);
  • – бланки карточек учета несоответствий по форме 5 (приложение 5 к параграфу 8.1);
  • – бланки для регистрации свидетельств аудита в произвольной форме.
• 10. В ходе подготовки аудитор должен:
  • – ознакомиться с планом аудита;
  • – изучить проверяемое подразделение, ознакомившись с характером выполняемой работы, должностными обязанностями проверяемых работников;
  • – по схеме организационной структуры определить взаимосвязь проверяемого подразделения с другими подразделениями предприятия;
  • – проанализировать необходимые для проведения аудита процедуры и рабочие инструкции;
  • – подготовить опросные листы, бланки карточек учета несоответствий, бланки отчета об аудите по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1);
  • – согласовать с руководителем проверяемого подразделения дату, время, маршрут аудита.
• 11. На руководителя проверяемого подразделения возлагается ответственность за:
  • – своевременное информирование персонала о задачах и объеме проверки;
  • – подготовку всех необходимых средств для успешного проведения проверки;
  • – предоставление по требованию аудиторов доступа к оборудованию и необходимым материалам;
  • – открытое взаимодействие с аудиторами в целях удовлетворительного решения задач проверки.
• 12. В процессе проведения внутренней проверки аудиторы проводят на проверяемых участках сбор информации путем наблюдений, опросов и изучения документов. Одновременно собранную информацию оформляют в виде свидетельств аудита о фактическом состоянии работ.
• 13. На проверяемых участках аудиторы осуществляют свою деятельность в соответствии с планом проверки в присутствии представителя подразделения.
• 14. Каждое выявленное проверкой несоответствие аудитор должен уметь зафиксировать в карточке учета несоответствий и довести до сведения руководителя проверяемого подразделения сразу же после завершения проверки.

Руководитель проверяемого подразделения (службы) подтверждает свое согласие с выявленным несоответствием личной подписью в карточке учета несоответствий. Копии карточек учета всех несоответствий, оформленных за время проверки, аудитор передает руководителю проверяемого подразделения.

В случае несогласия руководителя проверяемого подразделения с выводами аудиторов он должен письменно представить ПР по СМК свои мотивированные возражения.

15. После завершения проверки аудиторы оформляют отчет об итогах проверки по форме 6 (приложение 6 к параграфу 8.1). К отчету прикладываются карточки несоответствий и заполненные в ходе проверки контрольные листы.

Отчет о внутренней проверке согласовывает руководитель службы СМК, а утверждает ПР но СМК.

Подлинник отчета вместе со всеми материалами проверки хранится в службе менеджмента качества. Копия утвержденного отчета направляется представителю руководства по СМК.

16. На основании отчета о проведенной внутренней проверке осуществляется корректировка обнаруженного несоответствия и, если необходимо, в соответствии с требованиями документированной процедуры по п. 8.5.2 требований ГОСТ Р ИСО 9001 – 2008 разрабатываются корректирующие мероприятия.

Ответственность за своевременное принятие решений по корректировке обнаруженных несоответствий или по разработке корректирующих мероприятий в связи с выявленными несоответствиями возлагается на руководителя проверенного подразделения.

17. Аудиторы контролируют своевременность выполнения предлагаемых корректировок или корректирующих мероприятий и проверяют их результативность.

При положительных результатах проведения корректирующих мероприятий аудитор или руководитель группы аудиторов, проводивший контроль, расписывается в карточке учета несоответствий о закрытии несоответствия (в форме указана подпись руководителя группы аудиторов).

• 18. В случае неудовлетворительных результатов корректирующих мероприятий служба менеджмента качества планирует и предпринимает необходимые действия для последующих проверок.
• 19. По результатам проверки аудитор может подготовить рекомендации или предложения по совершенствованию деятельности проверяемого подразделения, которые после согласования с руководителем этого подразделения включаются в план улучшений по форме 4 (приложение 4 к параграфу 8.1).
• 20. По результатам внутренних проверок ПР по СМК докладывает руководителю предприятия сводную ежегодную информацию для анализа, оценки состояния СМК и принятия решений по ее совершенствованию.

Результаты анализа с оценкой состояния СМК и принятыми руководителем предприятия решениями протоколируются. Протоколы ведутся и хранятся службой менеджмента качества. Все записи по внутреннему аудиту хранятся в том порядке, который определен в документированной процедуре по п. 4.2.4 требований ГОСТ Р И СО 9001-2008.

• 21. Оценка результативности процесса проведения внутренних аудитов СМК производится руководителем службы менеджмента качества на основании систематических наблюдений таких параметров процесса, как:
  • – степень выполнения годовой программы проверок;
  • – количество выявленных несоответствий;
  • – количество предложений по совершенствованию деятельности подразделений;
  • – количество выполненных корректирующих действий;
  • – количество несоответствий в работе внутренних аудиторов, выявленных органом по сертификации проведенных аудитов за определенный период времени.

Количественные результаты внутренних аудитов за определенный период времени подписываются ПР по СМК и представляются руководству по форме 7 (приложение 7 к параграфу 8.1).

22. Вся работа службы менеджмента качества контролируется ПР по СМК.

Алгоритм проведения внутреннего аудита графически изображен на рис. 8.1.

Конечно, каждый аудитор по мере накопления собственного опыта работ по внутренним проверкам имеет возможность усовершенствовать предложенный порядок и используемые рабочие формы документов, если такая необходимость возникнет. Не всегда следует придерживаться складывающихся стереотипов, тем более в таком деликатном деле, как внутренний аудит.

Рис. 8.1.

Приложение 1 к параграфу 8.1. Форма 1

Приложение 2 к параграфу 8.1. Форма 2

Приложение 3 к параграфу 8.1. Форма 3

Приложение 4 к параграфу 8.1. Форма 4

Приложение 5 к параграфу 8.1. Форма 5

Приложение 6 к параграфу 8.1. Форма 6

Приложение 7 к параграфу 8.1. Форма 7

• Губарев Андрей Викторович , кандидат наук, доцент
• Шарапова Александра Сергеевна , студент
• Рязанский государственный радиотехнический университет

• ISO 9001
• АУДИТОР
• ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
• СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Статья посвящена организации и проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества. Рассмотрены основные этапы внутреннего аудита, обязанности и ответственность лиц, проводящих аудит.

• Совершенствование системы качества на основе проведения внутренних аудитов
• Реализация 14 принципов Э. Деминга в трубной промышленности

Наличие на предприятии системы менеджмента качества (СМК) говорит о высоком уровне его организации и функционировании. Одной из процедур СМК является процедура внутренних аудитов.

Внутренний аудит - один из способов контроля деятельности отдельных подразделений организаций. Главная задача внутреннего аудита - обеспечение эффективности функционирования отделов и процессов организации в соответствии с требованиями документации СМК, а также защита интересов собственников.

Внутренние аудиты на предприятии делятся на:

1. Плановые аудиты;
2. Внеплановые аудиты.

Плановые аудиты проводятся в соответствии с целями и сроками, установленными в «Программе проведения внутренних аудитов», которая утверждается генеральным директором.

Внеплановые аудиты проводятся по инициативе высшего руководства, владельцев процессов, руководителей отдельных подразделений. Цели проведения внепланового аудита согласовываются с инициатором. Программа проведения (включая сроки) согласовывается с руководителями подразделений-участников.

Внутренние аудиты проводит группа внутреннего аудита. Группа по аудиту состоит из старшего аудитора, аудитора (ов). Также во время проведения внутреннего аудита может присутствовать аудитор-стажер.

Группа внутреннего аудита формируется из специалистов предприятия.

К проверке соответствия процессов СМК требованиям ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) допускаются сотрудники:

1. Прошедшие специализированное обучение (внешнее) по курсу «Внутренние аудиты СМК», обладающие соответствующими знаниями и опытом в области проверяемого объекта - при переходе на новую версию стандарта;
2. Прошедшие внутреннее обучение по текущей версии стандарта, у сотрудника, имеющего действующий сертификат по курсу «Внутренние аудиты СМК», а также участвующие в проведении внутреннего аудита не менее четырех месяцев.

Внутренние аудиты СМК проводят лица, не зависящие от подвергаемых аудиту:

1. Руководителей функциональных структур;
2. Видов деятельности (процессов).

Подготовка к проведению внутреннего аудита включает в себя:

1. Разработку «Программы проведения внутреннего аудита», которая направляется проверяемым подразделениям не менее чем за 10 дней до начала аудита. «Программа проведения внутреннего аудита» должна содержать информацию по:
   • объекту проверки;
   • области проверки, включая определение организационных и функциональных единиц и процессов, которые будут проверяться;
   • критериям;
   • целям;
   • списку аудиторской группы;
   • дате проведения проверки.
2. Проведение предварительного анализа документов СМК, описывающих и регламентирующих деятельность данного процесса СМК/СПП/должностного лица в рамках предприятия;
3. Разработку опросного листа (не является обязательной). В опросном листе по аудиту фиксируются вопросы, на которые аудитор должен получить ответ. Ответ на вопрос фиксируется в соответствующей графе документа.

На вступительном совещании подтверждается план проведения аудита в проверяемом подразделении, кратко излагаются действия по аудиту.

Для сбора данных в ходе аудита используются методы:

• интервьюирование (проводится на основании опросного листа по аудиту);
• изучение документов СМК; наблюдение за фактической деятельностью и обстановкой.

Выявленные несоответствия должны идентифицироваться в соответствии с требованиями стандартов, других документов, на которые можно сделать ссылку в процессе проверки, и документируются в Отчете об аудиторской проверке. В Отчете указывается объем проверки (полная или неполная), дается оценка соответствия процесса установленным требованиям (полное, неполное). В случае неполного соответствия, старший аудитор указывает на необходимость разработки корректирующих действий, внося необходимую запись в Отчет (Процесс соответствует требованиям СМК за исключением выявленных несоответствий. По выявленным несоответствиям Владельцу процесса в срок до «___»_______20__г. разработать корректирующие действия).

На заключительном совещании подводятся итоги внутренних аудитов, предоставляется Отчет об аудиторской проверке, подтверждается обоснованность зафиксированных в нем несоответствий, обозначается дата предоставления Плана по устранению выявленных несоответствий.

На основании предоставленного старшим аудитором Отчета об аудиторской проверке, владелец процесса в установленный срок обязан:

1. Установить причину выявленных несоответствий;
2. Разработать корректирующие/предупреждающие действия;

Проверка выполнения предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий осуществляется повторной проверкой группой аудиторов, участвовавших в предыдущем аудите, через 30 дней после выполнения запланированного действия, указанного в соответствующем Плане устранения несоответствий.

Оценка результативности предпринятых корректирующих / предупреждающих действий осуществляется группой аудиторов при проведении очередного аудита.

Владелец процесса СМК несет ответственность за подготовку процесса СМК и команды процесса к аудиту; разработку корректирующих действий на основе выявленных несоответствий; реализацию запланированных корректирующих/предупреждающих действий.

Старший аудитор несет ответственность за:

1. Разработку «Программы проведения внутренних аудитов»;
2. Организацию проведения аудитов СМК на предприятии;
3. Проведение аудита;
4. Регистрацию выявленных несоответствий;
5. Организацию и проведение повторного аудита, направленного на проверку результативности предпринятых корректирующих/ предупреждающих действий;
6. Подготовку отчета о проведении внутренних аудитов.

Аудитор несет ответственность за:

1. Подготовку к проведению аудита;
2. Проведение аудита;
3. Подготовку и предоставление старшему аудитору «Отчета об аудиторской проверке»;
4. Предоставление копий «Отчета об аудиторской проверке» владельцам процессов СМК.

Таким образом, мы рассмотрели один из вариантов организации процедуры «Внутренние аудиты» на предприятии.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 Система менеджмента качества. Требования. введ. 28.09.2015. М.: Стандартинформ, 2015. 77 с.
2. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. введ. 19.07.2012. М.: Стандартинформ, 2013. 42 с.
3. Губарев А.В., Назарова Д.И..) – 2016 г. Т. 1. № 57. С. 95-98.

Внутренний аудит системы менеджмента - один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как

Ответственность руководства;

Корректирующие и предупреждающие действия;

Внутренние аудиты (проверки);

Анализ данных;

Постоянное улучшение

отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.

При внутреннем аудите проверяется соответствие деятельности в системе менеджмента организации требованиям определенных документов. Причем в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведется на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО (например, ИСО 19011). Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведется на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня).

Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи:

Подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента установленным требованиям;

Анализ и устранение причин выявленных несоответствий;

Предотвращение появления проблем качества;

Подтверждение выполнения корректирующих действий;

Оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;

Установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;

Определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента в целом и в отдельных ее процессах.

1.6.1. Достоинства и недостатки внутреннего аудита в сравнении с внешним аудитом

К достоинствам внутренних аудитов по сравнению с внешними можно отнести следующие :

Знание внутренними аудиторами особенностей своего предприятия;

Отсутствие предубежденного отношения сотрудников аудитируемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для предприятия лица;

Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникаций, действующих на предприятии;

Знание внутренними аудиторами неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите;

Возможность использования конфиденциальной информации в отчетах об аудитах;

Отсутствие дефицита времени при внутреннем аудите, ограничивающем возможности более детального изучения аудитируемого объекта;

Независимость работы внутренних аудиторов от режима работы сотрудников аудитируемого подразделения;

Возможность использования внутренних аудиторов также в качестве экспертов;

Сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита. К недостаткам внутренних аудитов по сравнению с внешними следует отнести следующие:

Менее высокий, чем при внешнем аудите, уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия;

Менее высокая, чем при внешнем аудите, интенсивность работы внутренних аудиторов, обусловленная менее жесткими временными рамками;

Критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее;

Уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня подготовки внешних аудиторов;

Результаты внутреннего аудита могут рассматриваться как менее объективная информация об эффективности и результативности системы менеджмента предприятия по сравнению с внешним аудитом;

Результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы предприятия;

Затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний.

Организационные принципы внутреннего аудита системы менеджмента

В основу организации внутреннего аудита системы менеджмента должны быть положены следующие семь принципов :

1. Принцип единообразия: каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость;

2. Принцип системности: планирование и проведение конкретных аудитов по различным процессам (функциям, работам) системы менеджмента должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи;

3. Принцип документированности: проведение каждого аудита определенным образом документируется, с тем чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта;

4. Принцип предупредительности: каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, с тем чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных;

5. Принцип регулярности: аудиты проводятся с определенной периодичностью, с тем чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия;

6. Принцип независимости: проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных результатов аудита;

7. Принцип открытости: результаты каждого аудита должны носить открытый характер.

1.6.3. Проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента

Рассмотрим типовую процедуру проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества, которая представлена в виде поточной диаграммы (блок-схемы) на рис. 1.4.

Представленный на рис. 1.4 в виде блока 2 процесс «осуществление аудита», в свою очередь, может быть изображен в виде блок-схемы (поточной диаграммы), представленной на рис. 1.5.

При проведении опроса аудитор должен получить первичную информацию об объекте аудита в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться посредством анкетирования или в ходе беседы (интервью) с сотрудниками аудитируе-мого подразделения. При этом аудитору рекомендуется использовать следующие тринадцать рекомендаций по организации и технике беседы :

1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.

проведение вводного совещания; осуществление аудита; проведение заключительного совещания; составление отчета об аудите; представление отчета на утверждение; доработка отчета;

рассылка отчета заинтересованным лицам; регистрация результатов аудита; разработка корректирующих действий; устранение причин несоответствий; инспекционный контроль; регистрация корректирующих действий; информирование заинтересованных лиц об устранении несоответствия;

Рис. 1.4. Поточная диаграмма (блок-схема) внутреннего аудита .

2. При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась:

Одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образования и профессиональная подготовка);

Выполняемой сотрудником деятельности (ее документированность, соответствие практике работы);

Средств труда сотрудника (оборудование, оргтехника, их соответствие требованиям документированных процедур или рабочих инструкций);

Материалов, используемых в работе сотрудника (их соответствие техническим требованиям, приемлемость статуса контроля и испытаний).

Рис. 1.5. Поточная диаграмма (блок-схема) процесса проведения аудита на месте (в организации, службе, цехе, отделе).

3. Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее.

4. На проведение беседы следует отвести достаточно времени, и в ходе ее аудитор и собеседник должны быть по возможности ограждены от помех извне.

5. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации.

6. Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой - делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В табл. 1.4 приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется);

58_СВ. Пономарев, СВ. Мищенко, В.Я. Белобрагин и др. «Управление качеством продукции»

Таблица 1.4

Основные типы вопросов, которые могут возникать в практике внутреннего аудита Тип вопроса Определение и примеры Закрытый Вопрос, ответ на который предполагает только в виде «да» или «нет» («В вашей работе вы используете этот документ (метод)?») Открытый Вопрос, ответ на который предполагает не только односложные «да» или «нет» («Какие, кроме этого, методы (контрольные средства) вы используете в своей работе?») Разъясняющий Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?») Наводящий (возвратный) Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?») Альтернативный Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или в этом?») Утверждающий Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?») Затрудняющий общение Вопрос, создающий барьер в общении («Разве вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я вам не говорил, что именно это и будет здесь обнаружено?») Персонифицирующий Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на ваш взгляд, в этом несоответствии?») Внимание!

Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуются вопросы: закрытый, наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

Внимание!

Пример неправильного вопроса: «Имеется ли в подразделении необходимая контрольно-измерительная аппаратура?»

Пример правильных вопросов: «Каким образом определяется потребность в контрольно-измерительной аппаратуре? Каков порядок определения требуемой точности аппаратуры? Кто несет ответственность за соблюдение порядка своевременной калибровки (поверки) аппаратуры?»

7. В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные, если их подтверждают соответствующие факты. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому не могут быть использованы аудитором для анализа и оценивания.

8. В ходе беседы следует задавать прямые вопросы, начинающиеся со слов «что», «кто», «где», «когда», «как» и «почему». Для получения доказательства соответствия аудитор может также спросить: «Не могли бы вы мне показать...?»

Глава 1_Проверки систем менеджмента качества 59

9. В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.

10. Беседа, проводимая на рабочем месте («в поле»), не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.

11. Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться аудитором в аудиторском листе или записной книжке с непременной ссылкой на несоблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа.

12. По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в аудиторском листе.

13. Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

1.6.5. Психология поведения аудитора

Независимо от характера отношений с персоналом аудитируемого подразделения в целом и отдельными его сотрудниками, а также от своих ощущений аудитор должен строить поведение с ними таким образом, чтобы это обеспечивало успех аудита. Аудитор должен быть готов к тому, что существующие в аудитируемом подразделении какие-либо внутренние проблемы могут стать причиной отрицательного отношения к аудиту. В процессе работы аудитор может столкнуться и с явно враждебным отношением к себе, и деструктивным поведением аудитируемого. Он должен быть не только готов к этому, но и владеть методами и приемами, позволяющими изменить подобную ситуацию в свою пользу.

В связи с изложенным выше внутренним аудиторам могут быть даны следующие рекомендации по психологии его поведения в ходе аудита:

1. Изначально аудитор должен быть настроен на положительный результат аудита. Каждый раз приступая к аудиту, аудитор должен исходить из предположения, что объект его обследования организован и функционирует в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями. Это подобно презумпции невиновности, под которой в уголовно-правовой практике понимается признание того факта, что подозреваемый считается невиновным до тех пор, пока не будет доказано обратное.

2. Всем своим поведением аудитор должен демонстрировать сотрудникам аудитируемого подразделения, что главную задачу он видит в сборе убедительных доказательств и в представлении объективного заключения о состоянии аудитируемого объекта, а не в обнаружении несоответствий.

Такая позиция способствует повышению доверия к работе аудитора со стороны персонала аудитируемого подразделения и обеспечивает большую открытость при представлении ему информации о состоянии аудитируемого объекта.

3. Аудитор должен уметь убедить сотрудников аудитируемого подразделения, что проведение аудита выгодно для подразделения. Аудитор должен доказывать, что устранение причин каждого обнаруженного в ходе аудита несоответствия будет способствовать улучшению деятельности аудитируемого подразделения. Чем успешнее будет решаться эта задача аудитором, тем эффективнее будет его взаимодействие с сотрудниками аудитируемого подразделения.

4. Предметом аудита является деятельность в системе менеджмента качества, а не осуществляющие ее сотрудники. Аудитор ищет факты, а не несоответствия и их виновников. Он анализирует и оценивает факты, а не личные достоинства и недостатки сотрудников. В соответствии с этим аудитор не должен вступать в обсуждение поведения тех или иных сотрудников предприятия и в определение степени их виновности в обнаруженных несоответствиях.

5. Аудитор должен уметь слушать. Это одно из важнейших его умений, ведь недаром восточная мудрость гласит: «Истина лежит не в устах говорящего, а в ушах слушающего». Внимательно слушая собеседника, аудитор не только получает нужную ему информацию, но и внушает собеседнику доверие, располагая его к себе. В этом случае аудитор как бы «раскрывает» собеседника и получает наиболее важные сведения.

6. В ходе общения аудитору следует полностью концентрироваться на высказываниях собеседника. Длительные или особо важные высказывания собеседника целесообразно подытоживать, чтобы получить его подтверждение в правильности понимания. Это позволяет избежать недоразумений, связанных с неправильным пониманием собеседника, и продемонстрировать, что сказанное им вызывает интерес у аудитора. Аудитор должен выражать поддержку собеседнику как на словах (используя, например, поощрительные выражения типа: «Да, я вас понимаю»), так и языком мимики и жестов.

Аудитор не должен бояться молчания собеседника. Целесообразно дать собеседнику время подумать и использовать возникшую паузу, чтобы подчеркнуть заинтересованность в его информации и потребность узнать больше.

7. Аудитор должен направлять беседу (опрос) в нужное русло по заранее обдуманному плану. Не следует допускать ситуации, способной сбить с толку. Для этого беседу лучше вести конкретно, не отвлекаясь на посторонние темы, не допускать общих фраз. Время от времени целесообразно делать короткие перерывы, в ходе которых можно поговорить о не относящихся к делу вещах.

8. При общении с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор не должен допускать никаких эмоциональных всплесков. В любых ситуациях следует сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваясь эмоциям. Надо терпеть отговорки или запальчивость собеседника. И тем более следует избегать агрессивности со своей стороны.

Нельзя вступать в открытый и грубый спор с собеседником, даже если он явно не прав и продолжает настаивать на своей точке зрения: психологи свидетельствуют, что эмоциональный спор никого не убеждает, а лишь вызывает раздражение спорящих и заводит их общение в тупик.

9. Аудитору не следует акцентировать внимание сотрудников аудитируемого

подразделения только на негативных аспектах, обнаруженных в ходе аудита. Целесообразно отмечать и позитивные моменты, с тем чтобы не лишать проверяемых побудительных мотивов к улучшению работы.

10. При оценке значимости обнаруженных несоответствий аудитор должен прислушиваться к мнению профессионалов. Главное - обнаружение несоответствия, а не определение его значимости. В сомнительном же случае обнаруженное несоответствие следует отметить без определения его значимости.

11. Общаясь с аудитируемым персоналом, аудитор должен создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества. Никогда не следует демонстрировать свою независимость по отношению к персоналу, что может стать причиной отчуждения и недоброжелательности. Наоборот, необходимо всячески способствовать возникновению и углублению общих профессиональных интересов между собой и персоналом. Целесообразно мысленно ставить себя на место аудитируемого и помнить о том, что мало кто любит находиться в этой роли.

12. Аудитор не должен предумышленно демонстрировать свою эрудицию или экзаменовать (проверять компетентность) собеседника. Недопустимо давать высказываниям собеседника оценки, как-то: «Ведь это явная глупость», или делать такие категорические заявления, как: «Это же всем известно», «Нет, дело обстоит совсем иначе».

Подобная манера поведения способна «подавить» собеседника и сделать его «замкнутым» для «добывания» аудитором необходимой информации.

Предпочтительна более мягкая реакция аудитора на ошибочные суждения собеседника, например: «Полагаю, что ваше понимание проблемы не совсем правильно» или «Давайте посмотрим на проблему следующим образом».

Проверки систем менеджмента качества

13.Аудитор должен побуждать своих собеседников к поиску правильных решений. Это достигается путем разъяснения допущенных ошибок. Таким образом аудитор не только повышает свой авторитет в их глазах, но и подтверждает тезис о том, что аудит выгоден аудитируемому подразделению. Если аудитору не удается избежать спора, ему следует сохранять выдержку и продемонстрировать профессиональные знания и доказательность своих суждений.

14Аудитор должен признавать и одобрять все, заслуживающее доверия. Подозрительность, сомнения не должны брать верх над объективностью оценок аудитора. Во всех случаях, когда, например, аудитором установлена эффективность неформальных процедур, они должны быть одобрены и рекомендованы для надлежащего документирования. При этом целесообразно, чтобы положительная оценка аудитора была сделана публично, например, на заключительном совещании. Аудитор не дол жен быть скуп на похвалу.

15. Аудитору следует избегать резкого тона замечаний и оценок. Предпочтительны замечания типа: «Я внимательно изучил все представленные вами документы по проектированию, но не нашел в них документа, в котором были бы отражены критерии оценки качества проекта. Прошу разработать и документировать эти критерии». Следует избегать формулировок, осложняющих беседу. Например, вместо «Я считаю... » целесообразно спросить: «Вы не находите, что...» или вместо «Сейчас я вам наконец докажу... » лучше сказать: «Сейчас вы сможете убедиться в том, что... »

16.5 ходе общения с сотрудниками аудитируемого подразделения аудитор должен избегать критических замечаний и советов, реализация которых может повлечь за собой серьезные изменения в работе подразделения. Такие замечания и советы могут быть обсуждены с руководителем подразделения на заключительном совещании.

17. Аудитор должен быть готов к различным уловкам персонала аудитируемого подразделения, ведущим к потере времени и отвлечению от решения стоящих перед аудитором задач. Это может выражаться в попытках вовлечь аудитора в разговоры на отвлеченные темы, заставить аудитора ждать прихода сотрудников для беседы или предъявления необходимых документов, приукрасить состояние дел перед началом аудита и др..

18. При открытом противодействии или личной враждебности по отношению к аудитору со стороны сотрудников аудитируемого подразделения аудитор должен об этом проинформировать главного аудитора или руководителя службы качества.

Получив такую информацию, главный аудитор (руководитель службы качества) должен принять меры, чтобы аудит был завершен, хотя бы и другим аудитором.

Как можно сделать ? Используя методику, включающую 13 шагов , вы можете организовать внутренние проверки на тех же, пользующихся авторитетом, инструментах, которыми пользуются и сами органы по сертификации, соответствия систем менеджмента качества ( , – ред.) по ISO 9001. , компетентность аудитора, подготовку программы аудита, но тут, в этой статье, я сосредоточусь только на 13 шагах проведения эффективной внутренней проверки.

13 ключевых шагов проведения внутреннего аудита

Необходимые действия, перечисляющиеся в ISO 19011, представляют собой сами процессы, которые нужно выполнить в рамках внутреннего аудита соответствия ISO 9001. Этот формализованный подход поможет сделать внутренний аудит эффективным и пригодным для вашей специфики. Благодаря ISO 19011 можно добиться согласованности и целенаправленности системы внутренних аудитов вашей системы качества. Стандарт ISO 19011 и шаги, которые он предлагает, не представляют собой обязательные требования (особенно это касается малых компаний, которые могут и пропустить некоторые шаги). – свод « » по осуществлению аудита. Ниже предлагаю вашему вниманию потоковую диаграмму процессов реализации внутреннего аудита:

1. Инициируйте аудит . Чтобы начать аудит, аудитор должен связаться по этому поводу с владельцем процесса, подвергающемся аудиту и определить уместность аудита. Гораздо лучше ответить на вопрос, готовы ли на самом деле вам предоставить свидетельства, достаточные для аудита, чем пытаться застать объект аудита, что называется, врасплох.
2. Проанализируйте документы . Затем надо по процессам, которые являются объектом аудита. Это даст возможность составить представление о необходимом объеме аудита: займет ли он весь день или только час. Данная информация имеет критическое значение на следующем шаге.
3. Создайте план аудита . Цель первичного перед, непосредственно, самим аудитом состоит в том, чтобы определить: что будет подвергнуто аудиту, кто будет проводить аудит, в какое время он будет проходить, и работа каких специалистов будет оцениваться. На этом этапе вы решаете, как распределяется необходимый объем работ, если в вашем распоряжении больше одного аудитора. Среди прочего, нужно ответить на вопрос о том, сколько времени будет уделено каждому процессу в рамках аудита.
4. Распределите работу между аудиторами в соответствии с планом . Аудиты большого объема могут осуществляться более, чем одним проверяющим, каждый из них способен брать на себя больше, чем один процесс. Таким образом, вы сможете сократить время, в которое процедуры аудита препятствуют производственным процессам, важным для компании. Например, может быть целесообразно задействовать трех аудиторов в течение одного дня, а не одного специалиста в течение трех дней.
5. Подготовьте рабочую документацию . Назначенный на аудит аудитор готовит рабочую документацию, призванную зафиксировать, что именно планируется удостоверить в ходе проверки, какие вопросы планируется задать, что ожидается в качестве свидетельств аудита. Большую роль в формулировании всего этого может сыграть документация СМК предприятия и сам норматив ISO 9001.
6. Определите последовательность действий при аудите . Следующий шаг – расписать последовательность необходимых действий, начиная от первоначальной открывающей встречи представителей органа по сертификации и представителей аудитируемой структуры и до получения результатов аудита и его выводов. Если планирование на этом этапе было реализовано верно, это может существенно облегчить во всех смыслах протекание проверки. В некоторых случаях аудит большого объема начинают с анализа предыдущих внутренних аудитов и проведенных . Это дает ценную информацию об уже обнаруженных уязвимостях системы менеджмента качества. А иногда в завершении аудита следует анализ документированных записей и записей по обучению, так как процессные аудиты, которые идентифицируют записи, подлежащие проверке, облегчают эту задачу.
7. Проведение открывающей встречи аудита . Сам аудит стартует с открывающей встречи. Данная встреча позволяет гарантировать, что проверка не является неожиданностью для проверяемой стороны и не имеет целью выискать ошибку, а скорее удостоверить соответствие. Дополнительная «тонкая настройка» распределения времени может быть произведена именно тут, на этапе открывающей встречи. В целом, встреча позволяет всем участникам понять объем и границы конкретной предстоящей аудиторской проверки.
8. Проанализируйте документы и распространите необходимую информацию . После встречи, все документы, которые были представлены аудитируемой стороной в ходе нее, должны быть проанализированы на предмет информации, которая ранее была недоступна. В качестве примера, почему это важно, можно привести улучшение в каком-нибудь процессе, которое было внесено на пробной основе, но так и не документировалось. Общее правило состоит в том, что нужно поддерживать эффективную коммуникацию в ходе всего аудита, по мере развития событий без перерывов (иногда используются руководства по проведению аудита, особенно в случае внешней проверки).
9. Реализация аудита . Этот шаг обычно мыслится как сам аудит. , которые демонстрируют соответствие или несоответствие процессов требованиям СМК. Опять же, важно помнить, что аудитор делает свою работу не для того, чтобы позлорадствовать над ошибкой и выискивать промахи, а чтобы определить соответствие/несоответствие процессов.
10. Наработка заключений аудита, подготовка выводов . После того, как оценка на соответствие завершена, аудитору нужно представить свои выводы. Если все, что удалось установить это то, что система менеджмента качества соответствует стандарту, то ничего не нужно, но если стало известно о каких-либо несоответствиях, . Также важно отметить в процессах хорошие практики, дающие позитивный результат, как и обнаружить недостатки. Некоторые компании предпочитают использовать внутренний аудит еще и как средство идентификации возможностей по улучшению. (OFI – Opportunities for improvement, – ред.). Обнаруженные потенциальные возможности можно использовать к выгоде компании, если это сочли нужным.
11. Представьте выводы . В стандартном случае находки аудитора в ходе внутренней проверки представляют в ходе закрывающей встречи аудита, чтобы владелец процесса, подвергнутого проверке, имел возможность понять заключения аудитора и задать возникшие вопросы. На встрече он получает шанс и прояснить что-то, что не было понято аудитором, вследствие чего возникли недоразумения.
12. Формальная рассылка отчета о проведении внутреннего аудита . Окончательно утвержденные замечания аудита оформляются

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

• В ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.
• Аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.
• Необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК - т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.
• Следующей задачей будет являться проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.
• Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества - организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования.

Участники аудита

Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников. В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе можно выделить несколько основных ролей.

Как правило, вне зависимости от того внешний это аудит или внутренний существуют следующие роли участников аудита:

• Заказчик аудита – стандарт ИСО 19011:2011 определяет заказчика аудита как организацию или лицо, заказавшее аудит. Заказчик аудита, это сторона наиболее заинтересованная в его проведении и получении результатов аудита. Заказчиком аудита, как правило, выступает руководство проверяемой организации. В том случае, когда проводится внутренний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях по оптимизации работы. В том случае, когда проводится внешний аудит руководство организации заинтересовано в том, чтобы система качества была признана соответствующей требованиям и это было подтверждено документально (выдачей сертификата - в случае сертификационного аудита, или заключением контракта - в случае проверки со стороны потенциального заказчика продукции, работ или услуг организации).
• Аудиторы – лица обладающие компетентностью для проведения аудита (ИСО 19011:2011). Качество и результативность проведения аудита во многом зависит от квалификации и подготовки аудиторов. В связи с этим квалификации аудиторов уделяется особое внимание. Общие требования к квалификации аудиторов представлены в стандарте ИСО 19011:2011. Как правило, они применяются к профессиональным аудиторам, работающим в органах по сертификации. Требования к квалификации внутренних аудиторов организация может устанавливать сама, но это не значит, что аудитором может быть назначен любой сотрудник организации. Для того, что сотрудник организации мог результативно и эффективно проводить внутренние аудиты он должен быть обучен методам и техникам проведения аудита, знать требования системы качества, знать, как работает система качества организации и хорошо разбираться в той предметной области деятельности, которую он будет проверять.
• Технические эксперты – это лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или опыт. В ходе аудита, могут возникать вопросы, для проверки которых знаний и квалификации аудиторов оказывается недостаточно. В таких случаях к аудиту могут привлекаться технические эксперты. Привлечение технических экспертов возможно как при внутреннем аудите, так и при внешнем. В случае внутреннего аудита техническими экспертами могут выступать сотрудники подразделений, которые выполняют работу, аналогичную проверяемой, но при этом они не должны проверять свою работу или работу своего подразделения. Например, если в организации существуют два проектных отдела, то специалист из одного отдела может выступать в качестве технического эксперта при аудите второго отдела и наоборот. В случае внешнего аудита технические эксперты привлекаются внешними аудиторами из сторонних организаций.
• Проверяемая сторона . В качестве проверяемой стороны выступают сотрудники проверяемой организации. В случае как внутреннего, так и внешнего аудита проверяемой стороной может быть любой сотрудник организации, в том числе и руководство организации, и внутренние аудиторы.

Статус аудита систем менеджмента качества

Аудит систем менеджмента качества относится к видам аудита, которые не регламентируются федеральным или международным законодательством. Соответственно, не существует обязательных законодательных норм для определения порядка и правил аудита систем качества, определения требований к аудиторам и необходимой отчетности. Связано это с тем, что сертификация систем качества относится к добровольной области сертификации и все работы, связанные с построением и внедрением системы качества являются добровольной инициативой организации. Соответственно, для организаций, занимающихся аудитом систем качества нет необходимости в получении лицензий, либо других разрешительных документов для ведения этой деятельности. Для проведения внутренних аудитов таких документов тем более не требуется.